2016年廣東省佛山市醫用耗材及檢驗試劑關于重視和做好網上訂單發貨確認、日常監控等工作的通知
各成交供應商、各配送企業：
????? 根據《佛山市醫療機構醫用耗材集中招標采購監督指導委員會關于做好2016年佛山市醫療機構醫用耗材及檢驗試劑集中采購成交產品網上交易的通知》的第五點“成交供應商要嚴格執行《2016年佛山市醫療機構醫用耗材及檢驗試劑集中采購成交確認合同》、《2016年佛山市醫療機構醫用耗材及檢驗試劑集中采購實施方案》和《2016年佛山市醫療機構醫用耗材及檢驗試劑集中采購文件》的各項規定，做好網上交易的各項工作，及時完成網上訂單確認和成交產品配送工作”，以及采購文件、實施方案等文件的相關規定，各企業須重視和做好海虹醫藥數據管理平臺（http://smix.emedchina.cn）網上訂單的發貨確認、日常監控等工作，具體通知如下：
????? 一、部分網上訂單存在不閱讀、只閱讀不確認發貨、實際已送貨但網上不確認發貨、過早確認發貨或發貨數量有誤等情況，影響合同的監管、檢查和醫療機構的采購管理。請各企業在規定的供貨期限內，對即將發貨的網上訂單實時、準確地做好發貨確認操作，否則將根據采購文件按違約違規行為處理〔詳見采購文件“11.2.2供應商違約違規行為及處理”和“11.2.3配送企業（包括供應商自行配送）違約違規行為及處理”〕。網上訂單的發貨確認操作說明和注意事項如下：
????? 1、操作說明：
????? 條形碼維護及備貨、非條碼備貨的相關操作，詳見附件。
????? 2、注意事項：
????? （1）只有相應的配送企業，才能對訂單商品操作發貨確認；
????? （2）操作發貨確認后，才能打印備貨明細；
????? （3）訂單商品確認發貨后，醫療機構將看到其狀態為已發貨，作為判斷配送企業即將發貨的依據。因此，配送企業須確保在實際發貨前對訂單商品操作發貨確認，避免出現不確認發貨（如只閱讀不確認發貨，僅為已閱讀狀態，不代表即將發貨）、過早確認發貨（影響醫療機構的采購管理和臨床使用）等情況；
????? （4）醫療機構對網上訂單操作到貨確認時，將優先按照發貨記錄進行確認操作，請各配送企業操作備貨時，嚴格按照訂單商品的采購數量準確添加發貨信息，同一訂單商品的累計發貨數量不得大于采購數量。如有特殊情況的，須盡快聯系醫療機構協商處理，并做好跟進工作，避免遺忘和事后難以核實，影響訂單的準確性，例如：
????? ①因包裝問題導致實際發貨數量大于網上訂單商品采購數量的，可聯系醫療機構對多出的數量另行發送訂單或作廢原訂單商品重新發送正確的訂單；
????? ②因庫存不足導致實際發貨數量小于網上訂單商品采購數量的，可提醒醫療機構在驗收入庫后盡快操作到貨確認（避免遺忘）或作廢原訂單商品重新發送正確的訂單。
????? 二、部分網上訂單存在配送企業有誤、到貨數量有誤、商品有誤等情況，影響合同的監管、檢查和醫療機構的采購管理。請各企業配合做好以下日常監控工作，共同維護網上訂單的準確。
????? 1、無論配送企業，還是作為成交供應商的經銷企業，均應經常查看網上訂單，及時發現有誤訂單。一旦發現網上訂單有誤，須盡快聯系醫療機構協商處理，并做好跟進工作，避免遺忘和事后難以核實，影響訂單的準確性。
????? 2、需要注意的系統操作：
????? （1）經銷企業可進入“耗材交易-經銷訂單查看”菜單查看其所有配送商的訂單；
????? （2）醫療機構發出的退貨單，須由相應的配送企業進入“耗材交易－訂單退貨”菜單，對相應退貨單點擊右方“操作”下的“明細”圖標按鈕，在彈出的“退貨明細”框中，勾選相應的退貨商品，點擊下方的“同意退貨”，才能生效。
?????? 三、經銷企業作為成交供應商，須針對上述情況對網上訂單、配送企業做好日常的監控工作，及時發現問題，督促、協調、跟蹤處理。
????? 四、如需技術協助，請咨詢：0757－83636010、83636083、83636078，譚先生或鐘先生、林先生、彭先生。
廣東海虹藥通電子商務有限公司佛山分公司
二〇一七年三月六日